Управление временем или искусство успевать

Прервав чтение утренней газеты, миссис Кей чувствует запах дыма и видит, что занавески возле кухонной плиты загорелись. Давайте подумаем: каким образом она может наилучшим образом использовать время, имеющееся в ее распоряжении?

Первый вариант: она может намазать маслом кусок хлеба и продолжить чтение газеты.

Второй вариант: она что-нибудь предпримет для того, чтобы остановить быстро разгорающийся пожар. Вне зависимости от того, бросится ли миссис Кей с кувшином воды к занавескам, вызовет по телефону пожарную команду или же побежит за огнетушителем, никто не будет утверждать, что самым лучшим времяпрепровождением миссис Кей будет приготовление бутерброда и чтение газеты.

Конечно, выбор далеко не всегда сводится к такому ясному решению.

Проработав 14 лет в автостроительной промышленности, мистер Уильмс подумал о том, что ему следует поменять свою карьеру. Он успешно продвигался по службе, но не так как рассчитывал. Его работа на посту начальника производства на сборочном заводе в Каламазу не казалась ему особенно захватывающей. Ему было скучно в Каламазу и он считал, что жизнь в Чикаго будет гораздо более интересной.

Мистер Уильмс хотел перемен. Но каких? Стоило ли ему использовать свой опыт руководителя заводского производства для того, чтобы перейти в другую отрасль промышленности? Может быть ему поискать работу в промышленности в Чикаго или в каком-либо другом крупном городе? Надо ли ему сначала поменять место жительства, а потом начать искать работу? Каким образом он должен искать новые возможности? Или же ему забыть о производственной деятельности и стать агентом по продаже земельной собственности? Имея столько альтернатив он никак не мог сделать выбор.

Так же как миссис Кей и мистер Уильмс, вы и все на свете постоянно сталкиваются с необходимостью принимать решения. Некоторые из них — трудные, некоторые — простые, некоторые — большие, некоторые — маленькие. И так каждый день.

Кто же с этим сможет справиться?

Хотите ли вы быть врачом, адвокатом, индейским вождем, музыкантом, архитектором, ремесленником, бейсболистом? Хотите ли посетить Европу, Южную Америку, Нигерию, Тимбукту? Это не только вопрос таланта или денег. Даже новый Эйнштейн или Онассис не смогут сделать все дела и повидать все на свете. Вокруг нас варианты, альтернативы, возможности, требующие своего выбора.

А как насчет сегодняшнего дня? Будете ли вы работать, пойдете ли на концерт или в гости, будете ли играть в карты или спать допоздна? Ваше время — строго ограничено, но возможности для вашего фантазирования не имеют пределов. Большинство людей, даже грезя наяву несколько минут, могут придумать столько занятий, что им хватит дел на несколько недель или месяцев.

А теперь вспомним все дела, которые вам надо делать: подготовить доклад, который ждет ваш. начальник, ответить на письма, которые давно ждут ответа, взять в кассе заказанные билеты, начать подготовку к отпуску, поговорить в отделе кадров о штатном расписании, выяснить, почему ваш сын отстает по математике и чем ему можно помочь, купить подарок жене ко дню рождения, сходить к зубному врачу, прополоть грядки в саду и т. д., и т. п.

Каким образом вы можете сделать все, что вам следует сделать за сегодняшний день?

А завтра вам предстоят новые дела. Жизнь — это нескончаемая река возможных дел, в которую впадает приток дел, вызванных необходимостью выжить, ручьи дел, текущих от вашей семьи, вашего начальника, ваших подчиненных, а также ручейки, рожденные в верховьях ваших мечтаний и надежд.

Вам так много надо сделать, и у вас так мало времени, чтобы их выполнить!

С исторической точки зрения широта вашего выбора — это сравнительно недавнее явление. В не столь отдаленном прошлом, когда возможности были ограниченными, жизнь и ее организация — не столь сложными, людям не приходилось так долго ломать голову над тем, как им провести время. Для всех, кроме небольшого привилегированного меньшинства, необходимость диктовала людям их действия. Другие стороны жизни определяли традиции, религия, социальный класс и, место рождения людей.

Ныне, когда социальная, экономическая и физическая мобильность стала определять условия жизни, а свободное время увеличилось, у людей возросли возможности для выбора. Одновременно усилилось давление на людей, чтобы они совершали такой выбор. Этот выбор часто носит сложный характер и его трудно совершить. Особенно трудно делать такой выбор женщинам, перед которыми открылось столь много возможностей.

Возможно, что вы в одно и то же время являетесь кормильцем семьи, супругом, игроком в бридж, церковным прихожанином, активистом политической партии, членом клуба собаководов. Вы должны внимательно распределять заявки, сделанные на каждую из этих ваших ролей. Но мало этого. Раздраженные клиенты вашего предприятия одновременно требуют, чтобы вы обеспечили поставку оборудования, которого у вас нет на складе. Когда вы, уставший после работы, возвращаетесь домой, то все члены вашей семьи настоятельно требуют вашего внимания. Все телевизионные каналы настаивают, чтобы вы смотрели их программы. Вы можете потратить уйму времени, пытаясь согласовать все эти заявки на вашу личность и пытаться удовлетворить всех одновременно.

Некоторые из заявок могут быть благосклонно приняты вами, например, если что-то является важным или появляется кто-то, кто много значит для вас.

Но даже в том случае, если его дело не представляет для вас важного значения, напомните себе о том, что мы живем во взаимозависимом мире, а это означает, что вы должны делиться в какой-то степени своим временем с другими людьми.

В конце концов, вы знали, когда вы нанимались на работу, когда вы женились или выходили замуж, что вы отказываетесь от части своего суверенитета в решении вопросов расхода вашего времени. Взамен вы получили многое из того, что вы считали для себя важным — любовь, безопасность, дружбу, деньги, питание. Взвесьте последствие ваших решений. Иногда вы должны делать то, что другие хотят, чтобы вы сделали. Но не всегда!

Обсуждая будущее своего сына с друзьями, миссис Рид не испытывала ни малейших сомнений в том, каким образом следует расходовать время ее сына.

После того, как Джек окончит школу, он непременно поступит в университет, который окончили его родители. Однако у Джека были иные планы. Ему надоела школа. Он испытывал серьезные сомнения в пользе формального образования. Он считал, что лучше потратить время на путешествия в течение одного или двух лет.

Как израсходовать время Джека наилучшим образом? Ответ не может быть однозначным, хотя у миссис Рид и Джека очень твердые позиции на сей счет.

Кто принимает решение? Разумеется, Джек. Миссис Рид может считать, что у нее есть право на принятие решений, но даже если Джек поступит в университет (хотя бы для того, чтобы доставить удовольствие своей матери), это будет его собственным решением.

Ситуации, когда вы чувствуете, что другие люди принимают за вас решения, не являются необычными. Может показаться, что родитель, ребенок, супруг, начальник, друг могут столь же активно участвовать в решении вопросов о расходовании вами вашего времени, как и вы, а порой и больше, чем вы сами.

Такое ощущение может быть вполне объяснимым, но факты свидетельствуют об обратном. В конечном счете, другое лицо может лишь порекомендовать вам, что вы должны делать, но вы и только вы принимаете окончательное решение. Вы или принимаете, или отвергаете рекомендацию. Конечно, некоторые решения связаны с неприятными последствиями. Ваш начальник хочет, чтобы вы работали над определенным заданием, но у вас собственные идеи относительно того, как следует распорядиться вашим временем. Если вы будете продолжать настаивать на вашем варианте, то вы сможете остаться без работы. Но во многих случаях возможность для свободного выбора весьма велика.

Правда, может показаться, что у вас мало возможностей для свободного выбора. Глупо отрицать, что возраст, образование, происхождение, экономическое положение, пол и раса ставят пределы для всех нас. Поэтому договоримся с самого начала, что в положении каждого из нас есть факторы, не поддающиеся вашему контролю. Вы сбережете массу времени, если примете их во внимание и смиритесь с ними. Игра в воображение: «Если бы только я был моложе... богаче... беднее... более смекалистым... то мне больше бы везло...» не является лучшим способом расходования времени, однако принятие вами решения о том, что сделать для преодоления негативного воздействия этих факторов, — уже хороший способ использования вашего времени.

На каждого из нас давят ограничения, которые делают свободный выбор невозможным в любой ситуации. Но большую часть времени вы можете делать свой выбор. Возможно, что вы обманываете себя, когда утверждаете, что внешние факторы контролируют вашу жизнь. Вполне вероятно, что вы толком не стараетесь сделать что-нибудь там, где вы имеете возможность контролировать ситуацию.

Возьмем случай с одним из моих клиентов — ведущим коммивояжером, который настолько преуспел в своей карьере, что был назначен заведующим отделом торговли. На новом посту он стал терпеть неудачи и в отчаянии обратился ко мне. Оказалось, что на новой должности у него возник конфликт между его старой привычкой к самостоятельной работе торговца и необходимостью готовить коммивояжеров и руководить ими. Слишком часто на вопрос: «Как следует наилучшим образом потратить время?» он отвечал так, как будто он по-прежнему был коммивояжером, а не руководителем торговли.

Четко регистрируя количество часов, потраченных на исполнение старой и новой роли, заведующий постепенно смог изменить свои привычки и направить больше времени на выполнение новых обязанностей.

Изменение ролей требуется всякий раз, когда у вас происходят значительные перемены в вашей жизни: переход в университет, женитьба, появление детей, смена работы или места жительства, уход на пенсию. Таким образом, у вас изменяются способы расходования времени соответственно вашему нынешнему, а не прошлому положению.

Порой каждый человек испытывает желание поступать по-другому и даже наперекор обычному порядку. Хотя следует удовлетворять все рациональные, эмоциональные и физические потребности, их невозможно удовлетворить в одно и то же время. Иногда они должны вступать в соперничество друг с другом.

Работа или игра в гольф? Почитать книгу или поиграть с ребенком? Выпить ли вторую чашку кофе или вернуться в контору и сесть за работу? Какое принять решение?

Мистер Смит знал, что использование диктофона сэкономит ему время, но ему претила мысль о том, что он будет разговаривать со стеной. Следует ли ему прислушаться к своему рациональному началу и сэкономить время, или же к своему эмоциональному началу и продиктовать текст своей секретарше? Мистер Смит считал, что он решил проблему, поставив на стол фотографию своей секретарши, когда он диктовал текст. Теперь, когда он наговаривал свой текст на пленку, ему казалось, что перед ним настоящий человек, который затем перепечатает его речь. Все шло хорошо вплоть до того момента, пока его жена не зашла в его офис, чтобы вместе с ним поехать на ужин, и обнаружила на письменном столе мужа фотографию его секретарши. Вы можете представить себе, какие мысли проносились в голове мистера Смита, когда он поднимал с пола себя и обрывки фотографии. Возможно, что мистер Смит поступил бы лучше, если бы он поставил на письменный стол фотографию своей жены и других членов своей семьи, чтобы напоминать себе, куда уходят те деньги, которые он зарабатывал в своем офисе.

Трудно разрешить и конфликт между долгосрочными и краткосрочными целями. Надо ли вам приготовить сегодняшний ужин или начать приготовления для встречи гостей в конце недели? Что лучше: полить лужайку или почитать книгу о садоводстве?

У мистера Мартина был большой завал в делах. Для того, чтобы ликвидировать свои невыполненные заказы ему требовался по крайней мере месяц, однако начальство требовало, чтобы задержка в выполнении заказов не превышала одну неделю. Мистер Мартин придумал рациональное предложение, с помощью которого можно было вполовину сократить время обработки каждого заказа, но требовалось по крайней мере два месяца, чтобы освоить новую систему.

Должен ли теперь мистер Мартин говорить каждому посетителю, чтобы он приходил за своим заказом лишь через два месяца? Этот срок ему потребуется для того, чтобы ввести в дело новую систему. Но тем временем накопившиеся долги создадут катастрофическую ситуацию.

Или же мистер Мартин должен попытаться делать максимум возможного и удовлетворять хотя бы часть заказов, по мере того как продукция будет сходить с конвейера каждый день? Правда, в этом случае ему будет труднее справиться с долгами, но именно так он работал до сих пор. В то же время по мере внедрения новой системы он будет постепенно разделываться со своими долгами.

Должен ли мистер Мартин сосредоточиться на решении краткосрочных проблем и стараться, чтобы каждый день что-нибудь делалось, или же на решении долгосрочных проблем и тем самым изменить процедуру? Что бы он ни предпринял, он кого-нибудь обязательно огорчит. Если он возьмется за решение долгосрочных проблем, то упустит краткосрочные цели. В такой ситуации он может предложить начальнику принимать решение за него, или же сделать выбор в пользу одного из крайних вариантов, или же разработать некий средний, компромиссный вариант, выполняя какую-то часть заказов ежедневно, но одновременно понемногу внедряя новую систему. Что бы он ни решил, ему следует разрешить конфликт между краткосрочными и долгосрочными целями, если только он хочет сохранить при себе свою работу и свой рассудок.

Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?

Вот несколько примеров:

1. Привычки. Из года в год вы встречаетесь с Джонсами раз в месяц. Вы стали замечать, что эти встречи стали все менее и менее интересными, и вы должны сознаться, что последнее время вы не получали от них большого удовольствия. И все же эти встречи превратились в незыблемый институт вашей жизни, что вы продолжаете их поддерживать.

2. Требования других. Ваш муж настаивает, чтобы вы пригласили в гости домой пару, которая может помочь ему в его делах. Наконец, вы уступаете, хотя вам это совсем не нравится.

3. Пустые мечтания. Вы сидите дома и мечтаете о том, как было бы хорошо, если бы вы провели время с другой парой, с которой вы недавно виделись. Однако вы никогда не решаетесь пригласить их, так как боитесь, что эта пара сочтет вас слишком навязчивыми.

4. Случайный выбор. Вы неожиданно принимаете решение пойти вечером на концерт, звоните Андерсенам, приглашая их с вами, но обнаруживаете, что они заняты, и вы договариваетесь пойти с другой парой, которая вам далеко не нравится так же, как Андерсены.

5. Дефицит друзей. Вы ждете, когда вас пригласят другие пары, и по этой причине проводите время или дома, или среди людей, которые вам не нравятся.

6. Сознательное решение. Вы садитесь со своим мужем и разрабатываете с ним программу того, как пригласить новых знакомых, с которыми у вас много общего, или старых друзей, которых вы давно не видели.

Случайный выбор может оказаться удачным. Нет ничего «неправильного» в решениях, рожденных дефицитом друзей, требованиями других, пустыми мечтаниями или привычкой. Но если вы не удовлетворены результатами этих решений, требуется предпринять сознательные усилия. В трудных ситуациях становится соблазнительным плыть по течению, предаваться мечтам или потонуть. Но неужели вы действительно хотите этого? Если нет, то у вас есть альтернатива — вы должны принять такое решение, которое вас устроит.