Контроль начинается с планирования, определение приоритетов, жизненные цели

«Мне кажется, что я трачу так много времени на дела, которые не столь важны, а жизнь проходит мимо меня».

«Мне надо столько всего сделать; времени же для этого у меня совершенно нет».

«Я устал, замучен, задерган. Мне кажется, что я постоянно лезу в гору, конца этому нет и я никогда не могу полностью расслабиться».

Эти заявления я часто слышу от людей, которые говорили мне о своих проблемах со временем. Эти заявления объяснялись общим желанием каким-то образом изменить их трудное положение: «Если бы я только мог взять ситуацию под контроль», «Если бы только я был похож на того-то или такого-то, у которых, кажется, есть время на все и при этом сохранять душевное равновесие и бодрый настрой», «Если бы я только мог делать то, что я по-настоящему хочу».

Контроль начинается с планирования. Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

Планы составляют все: одни — какое кино посмотреть завтра вечером, другие — каких друзей посетить в выходной день, где провести отпуск следующим летом. Планы составляют большие и малые, реалистичные и сомнительные, игривые и серьезные.

Большинство людей составляют планы бестолково, так как готовят их только под давлением обстоятельств. Возможно вы чувствуете, что на вас давит работа, и вы вынуждены распланировать ваш день. Или у вас накопилось большое количество отпускных дней и вы хотите использовать их наиболее приятным образом. Такое одноразовое планирование имеет как свои плюсы, так и свои минусы. Если вы планируете только так, то вы рискуете лишиться плана действий тогда, когда вам это особенно необходимо.

Я никогда не встречал кого-либо, кому повредило такое планирование, которое я хочу вам порекомендовать. Но зато я знал много людей, которые страдали от того, что не могли составлять подходящие планы.

Рассмотрим, в чем состоит разница между любителем-фотографом и профессионалом. Человек, который использует свой фотоаппарат для того, чтобы порой запечатлеть празднование дня рождения, красивый пейзаж или выход семьи на лоно природы, сделает несколько снимков одной сценки, а потом будет с нетерпением ждать результата. Довольно часто его ждет разочарование. Из дюжины снимков несколько получатся расплывчатыми. На некоторых из них будет видна лишь часть чьей-то головы, а на других улыбки превратятся в нахмуренные лица. Автор снимков будет прав, если придет к выводу, что он — плохой фотограф.

Профессиональный фотограф действует по-другому. Он отснимет несколько пленок. Когда они будут проявлены, он внимательно изучит полученные результаты и обнаружит, что у него получилось еще больше плохих снимков, чем у нашего любителя. Но так как он сделал много снимков, он обнаружит несколько снимков, которыми он будет вполне удовлетворен.

После этого он идет в фотолабораторию и начинает размышлять, что он может сделать для того, чтобы улучшить хорошие снимки. Он экспериментирует с химикатами, пока не получает несколько фотоснимков, которые ему особенно нравятся. Из них он выбирает лучшие фотографии, а затем, тщательно взвесив их достоинства и недостатки, выбирает ту, которая в конечном счете получает премию.

К этому же сводится разница между случайным и серьезным планированием.

Человек, который прибегает к составлению планов лишь от случая к случаю, получает довольно расплывчатое изображение своих целей, а порой бьет мимо цели. Он не удовлетворен результатами. Ему кажется, что его усилия были напрасными. Он приходит к справедливому выводу о том, что он не умеет планировать и перестает этим заниматься вообще.

Человек же, занимающийся планированием серьезно, будет составлять много вариантов плана. Туманная и хаотичная картина постепенно начинает обретать очертания. Случайные изображения, на которых не удалось запечатлеть желанной цели, постепенно отбрасываются. Наиболее важные стороны плана уточняются и подвергаются обработке, так что их изображение становится все более насыщенным, а задачи — осмысленными.

С течением времени человек наблюдает за тем, как выполняются его планы.

Он обращает внимание на проблемы, возникшие в ходе выполнения плана, различные трудности, с которыми он столкнулся, и вносит коррективы в план.

Так же как и наш профессиональный фотограф он постоянно вносит улучшения и постепенно добивается совершенства в том, что он делает.

Я знаю одного банкира, который поставил свое рабочее время под контроль и теперь он проводит больше времени со своей семьей на яхте. Тщательно распланировав свое время, он обнаружил, что теперь ему гораздо легче предпринимать новые проекты и приспосабливать каждодневные дела к своим долгосрочным планам. Его умение планировать — это не прирожденный талант.

Просто банкир вложил много времени и усилий в планирование.

Часто планирование и выбор альтернатив — дело нелегкое. Они требуют тщательного обдумывания и принятия решений. Они также требуют от вас определения, какими принципами вы руководствуетесь в выборе приоритетов.

Жена одного талантливого кинопродюсера во время наших консультаций пожаловалась мне, что она много времени тратит впустую. Оказалось, что ее критерии в выборе приоритетов были связаны с потребностями семьи, в то время как она в глубине души хотела перестроить использование времени с учетом собственных потребностей. Она постепенно поняла, что как только она будет больше времени уделять своим потребностям, она будет ощущать больше удобства в решении и семейных забот.

Использование различных критериев может привести к различиям в приоритетах и вызвать противоречия между различными интересами. Однако, если вы будете отдавать себе в этом отчет, как это произошло с женой продюсера в ходе наших консультаций, вы сможете с большей легкостью разрешить возникшие противоречия. Например, учительница занимается на вечерних курсах с тем, чтобы повысить свою квалификацию. Ей небезразличны ее ученики, но она также хочет повысить свой профессиональный статус. Что она должна делать, после того как она возвращается домой: проверять сочинения своих третьеклассников или работать над своей диссертацией по сравнительной литературе? Ее выбор зависит от ее приоритетов, но что бы она ни выбрала, правильное планирование позволит ей понять, что она должна разрешить противоречие между ее собственными потребностями и потребностями ее учеников.

Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», а под последним они часто разумеют «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Им необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное. Из опыта общения с тысячами людей я пришел к выводу, что гораздо лучше рассматривать планирование, как «письменную работу», чем «мыслительную».

В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, вы должны: 1) составить список, и 2) определить приоритеты. Все предметы, упомянутые вами в списке, являются равноценными. Как» только вы составите список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время.

По моему мнению ни один список не является полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только вы составили такой список, завершите его определением приоритетов.

Используйте первые буквы азбуки для классификации значимости ваших дел: напишите заглавную букву «А» слева листка бумаги и укажите здесь те дела, которые для вас наиболее важны. Соответственным образом в категории «Б» окажутся дела «средней» значимости, а в группе «В» — наименее значимые. По мере того, как вы будете распределять их по колонкам «А», «Б» и «В», вы увидите, что ваш выбор является отчасти условным. Вы не совсем уверены в том, насколько правилен ваш выбор. Но сравнение различных дел друг с другом позволит вам постепенно рассортировать их на три группы.

Дела, оказавшиеся в колонке «А», будут наиболее ценными для вас. По этой причине вам следует уделить максимум своего времени, посвящая в первую очередь свои усилия делам из группы «А», затем из группы «Б», затем из группы «В». Принимая во внимание время дня и степень актуальности, вы можете распределить дела из группы «А» по порядку — А-1, А-2, А-3, А-4 и т. д.

Разумеется, такое распределение дел является условным и зависит от вашей точки зрения (не забывайте, что вы и только вы принимаете решения).

Возможно, что дело находится в группе «А», когда вы думаете о тех преимуществах, которые вы получите после завершения работы над ним. Однако, оказавшись на полпути и столкнувшись с трудностями, вы обнаруживаете, что вам претят те неудобства, с которыми связан ваш курс, и вы бросаете свое дело на середине. Принадлежало ли это дело к классу «А» вообще? Даже, если вы сомневаетесь в вашей прежней оценке, не забывайте о том, что она была вашей собственной. Вы — самый лучший судья в определении ваших приоритетов и если вы не удовлетворены, полученным результатом, то вы должны усовершенствовать вашу способность решать, что является для вас действительно самым важным.

Такое распределение зависит также и от содержания вашего списка. Те объекты, которые попали в группу «А», обычно ярче выделяются на фоне менее значимых объектов из групп «Б» и «В». На художественном полотне внимание привлекает то, что запечатлено яркими красками и расположено на переднем плане. Объекты, оказавшиеся в группе «А», должны получить основное внимание в вашем списке.

Этот порядок может со временем изменяться. То, что сегодня вы включили в группу «А», вы можете завтра перенести в группу «В», или наоборот. Вы должны постоянно определять приоритеты с точки зрения правильного использования вашего времени. Ваши приоритеты могут в дальнейшем меняться в зависимости от количества времени, которое вы решили затратить на исполнение того или иного предприятия. Возможно, вы вполне удовлетворите свое начальство, потратив на выполнение его задания два часа (если вы считаете, что его следует разместить в группе «В» среди ваших приоритетов), произведете на него известное впечатление, проработав четыре часа (если вы считаете, что задание достойно группы «Б»), добьетесь резкого повышения вашего авторитета в его глазах, сделав глубокие общие выводы на основе вашего исследования за десять часов работы (возможно, что в этом случае вы включили эту работу в группу «А»).

Посвятив несколько минут на ваши волнения по поводу плохих отметок Бобби, вы может быть придумаете кое-что полезное для того, чтобы их исправить, но вы лишь впустую потратите время, если будете продолжать ваши размышления, не получив дополнительной информации от Бобби и от его учителя.

Разумеется, не стоит предпринимать больших усилий на выполнение задачи, не имеющей большой ценности. С другой стороны, ценное предприятие заслуживает того, чтобы вы потратили на него значительные усилия; Только хорошее планирование позволит вам извлечь максимум выгоды ценой минимальных затрат времени.

Каковы ваши жизненные цели?

Как вы хотели бы провести ближайшие три года?

Если бы вы узнали, что ровно через шесть месяцев вас насмерть поразит молния, как бы вы прожили до этого времени оставшуюся жизнь?

Возможно, вы никогда не занимались учетом своего главного богатства. Им обладает каждый из нас с рождения и это — наша жизнь, ее минуты, часы, дни, годы. Хорошее планирование начинается тогда, когда мы ведем учет всему этому сокровищу. Поэтому я рекомендую начать планирование, определив сначала ваши жизненные цели.

Я вернусь еще к вашим ежеминутным проблемам. Сначала же напишите Декларацию Ваших Жизненных Целей. Этот документ поможет вам установить, что вы на самом деле хотите добиться, определить методы, с помощью которых вы сумеете их осуществить, и сделать осмысленным использование вами времени.

Такая Декларация придаст вашей жизни целеустремленное направление. Она поможет вам почувствовать, что вы являетесь хозяином вашей судьбы. С ее помощью вы обретете инструмент, с помощью которого вы сможете оценивать различные альтернативы. Вы сможете более искусно находить равновесие между различными сторонами вашей жизни. Вы сумеете сократить до предела ненужные противоречия, возникающие в процессе использования времени.

Декларация Ваших Жизненных Целей — это не ворожба и не ясновидение. Нет ничего особенного в том, что вы напишете на листке бумаги. Некоторые люди чувствуют определенную неловкость, пытаясь написать такую Декларацию. Для других эта задача кажется слишком трудной. Они утверждают, что она приводит их в смущение. Некоторые считают, что письменный план лишает их выбора, а жизнь утрачивает радость творчества и свежесть новизны. Позвольте мне вас заверить, что ничего не может быть дальше от истины. Более 15 тысяч людей, которые посещали мои семинары и консультации, составляли Декларации Жизненных Целей, и я имею основание считать, что каждый из них после этого получал более ясное представление о том, что он собирается сделать со своей жизнью. Почти никто из них не составлял такие перечни своих жизненных целей до посещения моих занятий.

Поэтому теперь позвольте мне задать вам вопрос: каковы ваши жизненные цели?

Так или иначе, осознанно или нет, но вы думаете о своих жизненных целях всю жизнь. Однако думать о них и записать их на бумагу — разные вещи. Не записанные цели часто остаются туманными и утопическими мечтами, вроде таких мыслей: «хорошо бы попутешествовать», «хорошо бы стать миллионером». Когда вы записываете ваши мысли, они становятся конкретными и определенными. Это помогает вам копнуть поглубже и понять, что скрывается под поверхностью тех стремлений, о которых вы твердите себе из года в год.

Вы сможете получить новую точку обзора на свои мечты, когда вы увидите свои мысли, запечатленными на бумагу. Вы сможете разглядеть их более внимательно и изучить, как только они обретут самостоятельную форму. Теперь их можно внимательно анализировать, изменять, совершенствовать. Над ними можно поразмыслить.

Кроме того, вы скорее всего обнаружите, что у вас есть цели, которые являются важными для вас, даже если вы никогда их не формулировали или не обращали на них серьезное внимание. Это происходит из-за того, что запись требует от вас большей определенности в выражениях и ваши цели сужаются: вы должны выразить ваши стремления в нескольких словах, а не в миллионах слов, которые прошли в ваших мыслях в течение всей жизни. Фактически ваш выбор то, что вы записали, определяет ваши приоритеты, и их перечень может вас удивить.

Если вы никогда не пытались записать ваши жизненные цели, то нижеследующее упражнение поможет вам приступить к такой записи. Если же у вас есть список ваших жизненных целей, то это упражнение поможет вам уточнить ваши мысли.

Возьмите несколько листков бумаги, ручку или карандаш, и часы. Выделите на упражнение пятнадцать минут. Напишите наверху первого листа вопрос: «Каковы мои жизненные цели?» (Определяя свои жизненные цели, имейте в виду, что вы получите разные ответы в возрасте пяти, двадцати пяти и шестидесяти пяти лет. Поэтому вы должны понимать под «жизненными целями» те задачи, которые вы ставите перед собой в настоящее время.) Ровно за две минуты напишите ответы на этот вопрос. По необходимости вам придется быть предельно кратким и ограничиться общими словами, ничего не конкретизируя, но у вас достаточно времени, чтобы упомянуть о целях, касающихся вашей личной, семейной, общественной, деловой, материальной и духовной жизни. Постарайтесь, чтобы ваш список охватил как можно больше предметов. Постарайтесь написать как можно больше слов. На этой стадии вы не должны чувствовать, что обязаны подчинить свою жизнь выполнению этих целей, а поэтому старайтесь записать все, что вам приходит в голову.

Не бойтесь включать в этот список такие далекие от вашей обычной жизни цели, как желание забраться на Монблан, провести лето в компании индейцев Амазонки, взять напрокат яхту и совершить на ней кругосветное путешествие, купить виллу в Италии, взять отпуск на целый год, сбросить десять килограммов, занимаясь бегом трусцой. Не сдерживайте свои фантазии.

После того, как прошло две минуты, выделите себе еще две минуты, чтобы проверить, не упустили ли вы что-либо важное. Вы можете добавить пару-другую жизненных целей, обратив внимание на ваш нынешний образ жизни. Например, если вы прилежно читаете книги по дороге на работу и обратно, то не исключено, что у вас есть неосознанная цель — продолжить ваше образование.

Постоянное чтение газет может свидетельствовать о вашем желании получать больше информации или развлечений. Вы сами должны решить, являются ли эти цели важными для вас или нет.

В списке ваших жизненных целей, который вы составили экспромтом и на скорую руку, возможно окажутся такие общие понятия, как «счастье», «успех», «достижения», «любовь», «вклад в общественное развитие» и т. д. Вы сможете лучше определить ваши жизненные цели, дав ответы на второй вопрос: «Как я бы хотел провести ближайшие три года?» (Если вам за тридцать, измените число лет с «трех» на «пять».) Опять составьте список ваших ответов, как можно быстрее за две минуты. Потом опять добавьте две минуты для внесения необходимых дополнений и уточнений.

Теперь для того, чтобы получить иной взгляд на жизненные цели, запишите третий вопрос: Если бы я сейчас узнал, что ровно через шесть месяцев меня насмерть поразит молния, как бы «я прожил до этого времени оставшуюся жизнь?» Это означает, что вам осталось жить всего шесть месяцев и вам придется вместить все самое важное, что вы хотели бы сделать в этот неожиданно сократившийся срок вашего пребывания на Земле. Прежде чем вы начнете составлять список, представьте себе, что все вопросы, связанные с вашей кончиной, будут благополучно решены без вашего участия. Вы составили завещание, купили участок на кладбище и т. д. Вы должны думать лишь о том, как будете жить последние шесть месяцев.

Цель этого вопроса состоит в том, чтобы выяснить, есть ли такие вещи, которые для вас важны, но которыми вы сейчас не занимаетесь, хотя они и заслуживают вашего внимания. Возможно, что если вы будете знать, что ваша жизнь закончится через полгода, вы будете продолжать жить, как жили прежде, а может быть, пожелаете оставить вашу работу и истратите все имеющиеся у вас средства на такую жизнь, о которой вы давно мечтали. Запишите ваши ответы, как можно быстрее за две минуты, а потом поработайте над вашим решением еще две минуты дополнительно. (Не теряйте времени понапрасну, размышляя над этим вопросом, а просто пишите.) Если вы дочитали до этого места, не написав ответов на три вопроса о жизненных целях, то я призываю вас вернуться назад и сделать это сейчас. Это — важное упражнение, и если вы его выполните, оно лишь пойдет вам на пользу.

Теперь потратьте еще две минуты на то, чтобы бегло проглядеть списки ваших целей, дополнить и подредактировать их. Если хотите, можете поработать и подольше.

Взглянув на три списка, возможно вы обнаружите, что ответы на 2-ой вопрос являются продолжением ответов на 1-ый вопрос. Бывает, что и ответы на 3-й вопрос служат продолжением предыдущих ответов. Однако у многих жизненные цели резко меняются, как только люди осознают, что время их жизни ограничено.

Например, я вряд ли брошу мою работу и стану путешествовать вокруг света. Я буду стараться дать как можно больше консультаций по контролю над временем и в то же время больше буду отдыхать. Однако в целом я мало изменю свои цели жизни, потому что я вполне ими доволен.

В то же время кто-то другой может сказать: «Я перестану делать то, что я сейчас делаю, и буду есть, пить и наслаждаться жизнью, потому что мне осталось жить шесть месяцев. Я буду путешествовать вокруг света, я растрачу все свои деньги, я буду делать все то, что всегда хотел делать». Не существует единого «правильного» ответа. Выбор зависит от каждого из нас.

Для тех, кто удовлетворен тем, что он делает, вопрос о шести месяцах лишь подтвердит их стиль жизни: они будут продолжать жить так, как и прежде.

Те, кто делает совершенно новый выбор целей, нуждаются в глубоких переменах. Нет нужды мучить себя, дожидаясь какого-то счастливого времени.

Вопрос о том, как люди собираются провести последние шесть месяцев, помогает им осмыслить, чем они могли бы заняться, если бы обстоятельства заставили их дать трезвую оценку своей жизни. Суть в том, что при правильном контроле за временем они вполне смогут заняться теми делами, которые им нравятся уже сегодня.

Теперь у вас есть список целей. Но возможно, что число дел, которые вы пожелали сделать, намного превышает время, имеющееся в вашем распоряжении для их осуществления. Нехватка времени порождает конфликты между целями.

Конфликты между вашими целями необязательно должны быть непримиримыми.

Стремление уделить больше времени вашим профессиональным делам может вступить в противоречие с желанием больше проводить времени в кругу семьи.

Это соревнование за ваше внимание может заставить вас улучшить качество времени, которое вы тратите на каждое из этих занятий. Если, с другой стороны, конфликт между этими целями вызывает у вас психологическое напряжение, то наиболее плодотворным способом использования вашего времени будет разрешение этого конфликта.

Конфликты между вашими целями разрешаются путем определения приоритетов. Вы должны решить, какие цели являются для вас самыми важными в данное время.

Некоторые конфликты разрешаются сами собой, как только вы запишете ваши цели на бумагу. Таким путем человек может прийти к выводу, что на самом деле он не придает большое значение вещам, которые, как ему долгое время казалось, были самыми для него желанными. Скорее всего, в глубине души он всегда полагал, что другие цели имеют для него большее значение. Просто до сих пор он не хотел взглянуть в лицо правде.

Другие конфликты гораздо труднее разрешить. Если вы столкнулись с трудным выбором между двумя противоположными целями, имейте в виду, что приоритеты можно менять и переставлять до бесконечности. Ваши цели запечатлены на бумаге, а не высечены на мраморе.

Если вы не хотите ставить одну цель выше или ниже другой (допустим, продолжить образование, проводить больше времени с семьей), вы можете исходить из того, что каждая из этих целей является для вас одинаково важной. Если вы выделите больше времени на реализацию одной цели, чем на осуществление другой, вы все же можете сказать себе, что они являются одинаково важными. Даже если эти цели противоречат друг другу, или должны осуществляться одновременно, вы можете себя успокоить, сказав себе, что вы отступаете от движения к одной цели, но лишь сейчас и временно. На следующей неделе или на следующий год вы вернетесь к ее реализации за счет той, которая сейчас получила ваше большее внимание.

Другого пути не дано. Вам надо со всей ответственностью отнестись к принятию решения о том, что для вас является важным, определив приоритеты.

Вот совет, как следует рассортировать ваши цели, воспользовавшись вашими тремя списками.

Возьмите список ваших Жизненных Целей и потратьте одну минуту для того, чтобы выбрать три наиболее главные из них. Обозначьте самую важную из них — А-1. Вторую — А-2. Третью — А-3. Проделайте такую же операцию со списком ваших целей на ближайшие три (пять) лет, а затем со списком целей на шесть месяцев.

Таким образом вы получите девять целей. Затем выберите из этих девяти — три и запишите их на новом листке бумаги под заглавием: «Мои три самые важные долгосрочные цели». Перечислите их в порядке важности для вас: «А-1», «А-2», «А-3». Так вы завершили работу над составлением предварительного текста Декларации Жизненных Целей. Вы получили то, что вы хотели бы сделать с вашей жизнью, как вам это представляется в настоящее время.

Когда я работаю с отдельными клиентами, я трачу много времени, помогая им усовершенствовать их Декларации Жизненных Целей. Порой мы получаем от шести до семи различных вариантов за две недели прежде, чем мы получаем перечень, который отражает истинные намерения моего клиента. Вы также можете попытаться составить несколько проектов вашей Декларации.

Точно так же, как фотограф, который может делать снимки одной и той же сцены несколько раз, чтобы добиться должного эффекта, ваша Декларация Жизненных Целей лишь выиграет от многих последовательных «снимков». Поэтому завтра повторите это упражнение и сравните результаты. Вы не получите те же самые ответы и скорее всего вы что-нибудь добавите такое, что отсутствовало в первоначальном варианте. Так уж работает человеческий мозг.

Так как Декларация Жизненных Целей не является статичной, ее следует периодически пересматривать. Ваш день рождения — это подходящее время для того, чтобы пересмотреть вашу декларацию. Даже если вы правильно уловили ваши цели год назад, за год вы изменились и прошлогодний самоанализ не точно отражает ваш нынешний способ восприятия вами окружающего мира. Жизненные цели должны расти вместе с вами.